開啟存檔畫面，於存檔畫面中，將「檔案名稱」取名為自己日後便於辨識的檔名，並勾選「檔案類型」為SMP個人範本，後點按「儲存」即完成個人範本製作。★此常見問題為同仁經常詢問之系統操作問題，若需知道功能操作使用方法，請參考教育訓練手冊之功能介紹。
A1：初次使用公文系統進行文稿製作時，需要先建置個人聯絡資料，建置完成後，再進行個人目錄的建置作業，完成後即可正常使用文稿製作編輯公文。
Q2：公文製作系統，於預覽列印後點選離開或打叉，整個瀏覽器會關閉。
A2：原因為Java元件未更新，請依初始化安裝步驟，執行JAVA安裝即可。
Q3：於公文製作系統-->公文撰寫-->檔案分享移交作業無法將檔案分享給同仁
A3：原因為被分享之同仁的個人目錄尚未建立(即尚未登入過公文製作系統)，請同仁先行建立目錄後，再執行檔案分享移交，即可將檔案分享給其他同仁。
Q4：如果不小心同一件公文多取了一個文號，應如何處理多餘的文號？
A4：請承辦人自行登入公文線上簽核系統後，進入結案作業->創號銷號登錄，依序輸入＊的資料後，點按「新增」進行文號銷號動作。
Q5：如果不小心把不要銷號的公文進行銷號，應如何處理？
A5：至「創號銷號登錄」中於「創號文號」欄位裡輸入文號，並點按「查詢」，出現「查詢成功」的字樣後，點按「刪除」，即可完成銷號回復的動作。
Q6：承辦人若要辦理函覆的公文，於系統要如何操作？
A6：函覆的公文文號，也就是總收文號，至待處理夾，點選前方之小信封，將該份公文簽收後 。再點按後方之製作小圖示，進入公文製作進行繕打公文，系統會帶入收文文號為此編輯檔檔名。於存檔時，系統將自動帶出收文文號，點按存檔即可。
註：若公文需要發文時，請確認檔案名稱及公文文號皆為欲發文之文號 (收發文同號)。
Q7：編寫公文時，應如何正確的使用舊有公文資訊（範本）來進行公文編輯？
A7：可依照下述公文個人範本使用步驟進行編輯
(1).將公文存為個人範本：先將經常會使用的舊公文檔案開啟，後點按開啟存檔畫面，於存檔畫面中，將「檔案名稱」取名為自己日後便於辨識的檔名，並勾選「檔案類型」為SMP個人範本，後點按「儲存」即完成個人範本製作。
(2).開啟個人範本公文編輯：點按「開啟新檔」後，於「個人範本」區直接點按所需公文範本進行編輯，完成後可使用「取號 並存檔」儲存。
Q8使用開啟舊檔之資料，另存為文號時，為何內容摘要仍為舊公文之資訊
A8：使用舊檔進行內容編修時，於檔案前，需先點按
歸檔資料，將主旨摘要編輯區將資料清空後，再進行存檔動作，系統會自動抓取主旨前15個中文字為內容摘要，若欲修改內容摘要之內容，也可直接點選歸檔資料進行內容編修。
Q9：點按了預覽列印之後，卻無法看到列印按鈕(如下圖)。
A9：此為桌面的字型大小設定DPI值調到最大導致，將字形大小調到120DPI以後，於公文製作系統中列印按鈕會因為字型過大而無法看到列印按鈕，此時依調整字形大小為正常大小96DPI即可。
(1).於桌面上點按滑鼠右鍵，選擇內容
(2).選擇「設定值」頁簽、並點按「進階」選項
(3).於「字型大小」中挑選正常大小96PDI字形，並點按「確定」，重新開機以後即可正常列印
Q10：線上簽核的公文內容該如何下載為tif檔？
★請先調整印表機設定：
(1).於控制台->印表機，點選內容，選擇『列印喜好設定』。
(2).點選進行頁籤，將輸出格式預設為TIFF，後續將公文內容另存成附件時，只需於列印時將印表機挑選為『Microsoft Office Document Image Writer』，即可將公文內容另存為TIF檔。
A10：(1).先進入線上簽核畫面，點按〔列印〕。
(2).列印視窗出現後，挑選印表機為『Microsoft Office Document Image Writer』，並且點按〔確定〕。
(3)確定後，即會出現另存新檔的畫面。
